ABSTRACT: La Ley y el Reglamento Notarial establecen que el protocolo notarial es una colección ordenada de los documentos autorizados por un notario dentro del año. Como mención preliminar debe indicarse la población en que se autoriza expresando el término municipal. Cuando se otorgue fuera del despacho notarial, no se podrá consultar la vigencia del poder por medio de la consulta telemática al Archivo general de poderes revocados dependiente del Consejo General del Notariado.
Palabras clave: menciones preliminares, protocolo, lugar
Aunque la escritura pública forma un todo único e inseparable que como tal unidad debe ser objeto de interpretación y fuerza obligatoria, la doctrina tradicional distingue dentro de la escritura pública cinco partes o apartados y es frecuente que en la redacción de las escritura se sigan y distingan los mismos apartados.
Las cinco partes de la escritura pública son las siguientes: 1) comparecencia e intervención; 2) exposición; 3) estipulación o disposición; 4) otorgamiento, y 5) autorización. Cada una de las partes es objeto de atención propia y específica y tiene una finalidad principal dentro de la total redacción de la escritura pública.
Este orden o clasificación de las partes de la escritura pública no es norma reglamentaria, ni de obligatorio cumplimiento. Sin embargo, teniendo en cuenta que la escritura pública es un documento destinado al tráfico jurídico con el fin de regular las relaciones jurídicas entre los particulares y la fijación de los derechos de las partes.
Como antecedente de la redacción de la escritura y formando parte integrante de la comparecencia inicial se encuentran unas menciones preliminares destinadas a ubicar en el tiempo y espacio la escritura pública, así como a determinar la competencia territorial del notario autorizante.
Dentro de las menciones preliminares o encabezamiento de la escritura pública se encuentran los siguientes apartados:
1) El número de protocolo. Lo exige la Ley y el Reglamento Notarial y viene motivado porque el protocolo notarial es una colección ordenada de los documentos autorizados por un notario dentro del año. El orden del protocolo se consigue por medio de la numeración de todas y cada una de las escrituras públicas que el notario autoriza.
Las escrituras se numeran cronológicamente y por cada año comenzando por el número uno y siguiendo la numeración correlativamente sin saltos ni vacíos de numeración. Se admite la numeración bis para solucionar los lapsos de numeración, aunque siempre con un carácter muy excepcional y sujeto a la inspección de protocolos reglamentaria.
El número de protocolo se asigna al autorizar la escritura pública el notario, lo cual tiene lugar después de haber sido firmada por las partes como expresión de su asentimiento a todo el documento. Se exceptúa de esta regla la numeración de las actas de notoriedad, entre las cuales se encuentra el acta de notoriedad para la determinación de los herederos legales o abintestato, para las cuales se dispone que el requerimiento inicial se numera en el día de su otorgamiento, mientras que la conclusión del acta se numerá de manera independiente en la fecha que tenga lugar.
2) El lugar de otorgamiento. Como mención preliminar debe indicarse la población en que se autoriza expresando el término municipal. Se presume que se autoriza en la población donde el notario tiene demarcada su notaría. Pero si se otorga el acto o contrato fuera del despacho notarial deberá indicarse la población, caserío o lugar donde se realiza. La indicación del lugar permitirá tener certeza acerca de la competencia territorial del notario autorizante, pues no es competente para actuar en cualquier lugar, sino solamente dentro del término de su Distrito notarial. Las escrituras públicas otorgadas ante notario no competente no gozan de los atributos de un documento público, sino tan solo de su apariencia.
La indicación del lugar de otorgamiento —cuando se autoriza fuera del despacho notarial— puede ser útil también por varios motivos. Desde el punto de vista arancelario fijará con claridad y sin necesidad de ulterior prueba el devengo de honorarios derivados de la salida fuera del despacho. También permitirá salvar la responsabilidad del notario cuando alguna de las partes le exhiba un poder de representación y, por encontrarse fuera del despacho notarial, no pueda consultar ni asegurarse de la vigencia del mismo por medio de la consulta telemática al Archivo general de poderes revocados dependiente del Consejo General del Notariado. También podrá servir para justificar los interlineados y salvaduras que tengan por causa los imprevistos de última hora y que no se pueden solucionar fuera del despacho notarial.
Palabras clave: menciones preliminares, protocolo, lugar
Aunque la escritura pública forma un todo único e inseparable que como tal unidad debe ser objeto de interpretación y fuerza obligatoria, la doctrina tradicional distingue dentro de la escritura pública cinco partes o apartados y es frecuente que en la redacción de las escritura se sigan y distingan los mismos apartados.
Las cinco partes de la escritura pública son las siguientes: 1) comparecencia e intervención; 2) exposición; 3) estipulación o disposición; 4) otorgamiento, y 5) autorización. Cada una de las partes es objeto de atención propia y específica y tiene una finalidad principal dentro de la total redacción de la escritura pública.
Este orden o clasificación de las partes de la escritura pública no es norma reglamentaria, ni de obligatorio cumplimiento. Sin embargo, teniendo en cuenta que la escritura pública es un documento destinado al tráfico jurídico con el fin de regular las relaciones jurídicas entre los particulares y la fijación de los derechos de las partes.
Como antecedente de la redacción de la escritura y formando parte integrante de la comparecencia inicial se encuentran unas menciones preliminares destinadas a ubicar en el tiempo y espacio la escritura pública, así como a determinar la competencia territorial del notario autorizante.
Dentro de las menciones preliminares o encabezamiento de la escritura pública se encuentran los siguientes apartados:
1) El número de protocolo. Lo exige la Ley y el Reglamento Notarial y viene motivado porque el protocolo notarial es una colección ordenada de los documentos autorizados por un notario dentro del año. El orden del protocolo se consigue por medio de la numeración de todas y cada una de las escrituras públicas que el notario autoriza.
Las escrituras se numeran cronológicamente y por cada año comenzando por el número uno y siguiendo la numeración correlativamente sin saltos ni vacíos de numeración. Se admite la numeración bis para solucionar los lapsos de numeración, aunque siempre con un carácter muy excepcional y sujeto a la inspección de protocolos reglamentaria.
El número de protocolo se asigna al autorizar la escritura pública el notario, lo cual tiene lugar después de haber sido firmada por las partes como expresión de su asentimiento a todo el documento. Se exceptúa de esta regla la numeración de las actas de notoriedad, entre las cuales se encuentra el acta de notoriedad para la determinación de los herederos legales o abintestato, para las cuales se dispone que el requerimiento inicial se numera en el día de su otorgamiento, mientras que la conclusión del acta se numerá de manera independiente en la fecha que tenga lugar.
2) El lugar de otorgamiento. Como mención preliminar debe indicarse la población en que se autoriza expresando el término municipal. Se presume que se autoriza en la población donde el notario tiene demarcada su notaría. Pero si se otorga el acto o contrato fuera del despacho notarial deberá indicarse la población, caserío o lugar donde se realiza. La indicación del lugar permitirá tener certeza acerca de la competencia territorial del notario autorizante, pues no es competente para actuar en cualquier lugar, sino solamente dentro del término de su Distrito notarial. Las escrituras públicas otorgadas ante notario no competente no gozan de los atributos de un documento público, sino tan solo de su apariencia.
La indicación del lugar de otorgamiento —cuando se autoriza fuera del despacho notarial— puede ser útil también por varios motivos. Desde el punto de vista arancelario fijará con claridad y sin necesidad de ulterior prueba el devengo de honorarios derivados de la salida fuera del despacho. También permitirá salvar la responsabilidad del notario cuando alguna de las partes le exhiba un poder de representación y, por encontrarse fuera del despacho notarial, no pueda consultar ni asegurarse de la vigencia del mismo por medio de la consulta telemática al Archivo general de poderes revocados dependiente del Consejo General del Notariado. También podrá servir para justificar los interlineados y salvaduras que tengan por causa los imprevistos de última hora y que no se pueden solucionar fuera del despacho notarial.
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